Special Working Days

Recently we were approached by a Totem client and advised that they had a situation they needed Totem to handle. Their situation was that whilst their standard work week was Monday to Fridays, under the Company’s work rules staff were required to work an extra day a month on selected Saturdays. Failure to attend on those days would result in a LWOP penalty, but staff would be able to apply for leave to cover their absence on any of those special days. We’ve now made provision to cover that scenario in Totem Leave and can provide the solution at no charge to existing Totem clients.

Continue reading Special Working Days

Thailand Labour Law, partial months and LWOP

Totem payroll always is compliant with Thai Labour Law.

A payroll package needs to handle a number of scenarios relating to where staff may have not completed their full pay period. Reasons for this may be:

  • Leave without Pay (LWOP) ie: employee has taken leave for which they are not entitled to be paid.
  • Incomplete period due to the employee commencing after the start of the calendar month; or an employee resignation or termination prior to the end of calendar month.

Let’s discover how these situations will be handled by Totem payroll.

Continue reading Thailand Labour Law, partial months and LWOP

January 2019 Mobile App Update

The latest Totem Leave App for Android and iOS was released today. There’s nothing earth shattering in it, just a simplification to aid those companies which have a long list of leave types, so that users will see a sub set of leave common types, along with a <<more>> button. After a user clicks on <<more>> the full leave type list will be displayed. If a leave type is selected and used from the full list, that leave type will be added and remain in the user’s short list of leave types.

For administrators, in the Settings | Leave Category menu, the order of the different types of leave that display can be managed by selecting Reorder List, and whether to include a Leave Category on the default Mobile App List can be decided by editing the specific Leave Category and selecting yes or no at the Always Display on Mobile App List prompt.

See animations below.



การอัพเดตแอพพลิเคชั่นบนมือถือในเดือนมกราคม 2019

Totem Leave อัพเดตแอพพลิเคชั่นเวอชั่นล่าสุด สำหรับ Android และ iOS
ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงไปมาก แต่การอัพเดตนี้จะช่วยให้ผู้ใช้งานที่อยู่ในบริษัทที่มีรายการวันหยุดหลายประเภท สามารถเห็นประเภทการลาแบบย่อ ที่ใช้เป็นประจำเท่านั้น แต่ทั้งนี้ผู้ใช้งานยังสามารถเห็นประเภทการลาอื่นๆ เพิ่มเติมได้ โดยการกดปุ่ม <<เพิ่มเติม>>

เมื่อผู้ใช้คลิก <<เพิ่มเติม>> จะแสดงรายการประเภทการลาทั้งหมด หากประเภทการลาถูกเลือกและถูกนำไปใช้ ประเภทการลานั้นจะนำไปแสดงและยังคงอยู่ ในรายการประเภทการลาแบบย่อ

สำหรับผู้ดูแลระบบ ลำดับรายการประเภทการลาที่แสดงบนแอพพลิเคชั่น สามารถจัดการได้โดย ไปที่ เมนูตั้งค่า| ประเภทการลา เลือก จัดเรียงรายการใหม่ และยังสามารถเลือกได้ว่าจะให้ประเภทการลาใดบ้างเป็นค่าเริ่มต้นของรายการประเภทการลาบนแอพพลิเคชั่น โดยเลือกประเภทการลานั้น ๆ และเลือก ใช่ หรือ ไม่ใช่ ในเมนู แสดงรายการบนแอพพลิเคชั่น

ดูภาพเคลื่อนไหวเพิ่มเติมข้างล่าง

Latest tax break covers Baht 60k of prenatal care, childbirth costs

As reported in the Bangkok Post on 17 October the Revenue Department is increasing tax allowances for individuals to cover prenatal care and childbirth expenses with retroactive effect from January 1 2018.

The new tax deduction is aimed at encouraging people to have more children as Thai society ages.

For the full Bangkok Post article https://www.bangkokpost.com/news/general/1559370/latest-tax-break-covers-b60k-of-prenatal-care-childbirth-costs

For the Revenue Department announcement see: http://www.rd.go.th/publish/fileadmin/user_upload/kormor/newlaw/dg331.pdf

These new allowances are now accessible in the Totem Payroll program and can be applied to employees. Employers need certain supporting documentation to be supplied before granting the allowance.

ค่าฝากครรภ์และค่าคลอดบุตร ใช้ลดหย่อนภาษี ได้สุงสุด 6 หมื่นบาท

ตามรายงานจากหนังสือพิมพ์บางกอกโพสต์ เมื่อวันที่ 17 ตุลาคม กรมสรรพากรได้มีแผนการลดหย่อนภาษีสำหรับบุคคลธรรมดาที่ครอบคลุมค่าฝากครรภ์และค่าคลอดบุตรมีผลย้อนหลังตั้งแต่ 1 มกราคม 2018

การลดหย่อนภาษีนี้มีมาตรการเพื่อส่งเสริมให้ประชาชนไทยมีบุตรมากขึ้น

อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่นี่
https://www.bangkokpost.com/news/general/1559370/latest-tax-break-covers-b60k-of-prenatal-care-childbirth-costs

ประกาศจากอธิบดีกรมสรรพากรอ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่
http://www.rd.go.th/publish/fileadmin/user_upload/kormor/newlaw/dg331.pdf

สำหรับรายการลดหย่อนที่กล่าวมานี้ ล่าสุดได้นำมาใช้ในการคำนวนภาษีในโปรแกรม Totem Payroll และสามารถนำไปปรับใช้กับพนักงานแล้ว ซึ่งพนักงานจำเป็นต้องจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่นๆก่อนทำภาษีเงินได้นี้

October 17, 2018 / Posted in Payroll

The best, most comprehensive payroll package in Thailand!

GainPlus Solutions is pleased to announce the availability of our Totem Payroll solution, we believe the best, most up to date payroll software available in Thailand.

Our cloud based solution puts companies in control of their payroll and reporting. Being cloud based allows preparation, review and approvals to take place from anywhere in Thailand, or the world! Our completely secure servers are backed up on a transactional basis at multiple secure locations.

Mobile Apps
Staff can access their payroll data and payslips through a secure payroll app for Android and iOS.   The app is available in both Thai and English and provides the following functionality:

  • Payslip delivery and history
  • Tax Insight – let your staff see what allowances they have claimed and provides a conduit for updating required forms and missing info
  • Provident Fund details showing balance, personal and company contributions
  • Upload files.  Send forms directly to your HR department.  Can be used for staff onboarding.

Providing easy to use access simplifies the most complex backups enabling them to be run in minutes rather than hours.

Full government reporting is available with either completed PND and SSO forms to be printed out, or the transactions to be uploaded to the Department of Finance web site, Social Security Fund web site and your choice of banks for auto payment to staff.

Cloud Hosting
No need for special servers, no complicated software installs. Just a modern browser.

Leave Management
Leave and holiday management with mobile app allowing staff and managers to handle the complete  application/approval process from their phones

Granular Approvals
Approvals via secure internet web site eg:

1. preparer or creator
2. manager approval
3. finance director approval
4. CEO approval

Tax Calculations
Standard calculation of Thai tax, and unique situations like Tax on Tax, fixed tax rate for expats, company pay SSO.

Speedy Payroll Preparation
Medium size companies complete their payrolls in 10 minutes or less.

Provident Fund
Provident fund deductions, calculations and reporting.

Government Reporting
Electronic upload for Ministry of Finance and Social Security Office and production of Thai language forms.

Additional Features:

  • Journal Vouchers for Posting
  • Electronic Bank Transfers
  • Thai/English Capabilities
  • Multi-Entity Capabilities
  • Commissions, Bonuses, Allowances
  • Payslips for Laser, Dot Matrix
  • Staff Onboarding, Resignation, Retirement

For more information contact us on +66 2 401 9250 and ask for Khun Yung or Robert

 

 

โปรแกรมจัดทำบัญชีเงินเดือนที่ดีที่สุด และครอบคลุมที่สุดในประเทศไทย!

 

GainPlus Solution เปิดตัวโปรแกรมTotem Payroll ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์พร้อมใช้งานสำหรับจัดทำบัญชีเงินเดือนที่ดีที่สุด และทันสมัยที่สุดในประเทศไทย

ระบบคลาวด์ของเราช่วยจัดการข้อมูลการทำบัญชีเงินเดือนและรายงานต่างๆ โดยผู้ใช้สามารถทำบัญชี ตรวจสอบ และ อนุมัติ ได้ทุกที่ทั่วประเทศหรือทั่วโลก! บนการทำงานของเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยและสมบูรณ์แบบสำหรับสำรองข้อมูลในหลายพื้นที่

แอพพลิเคชั่นบนมือถือ
พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลบัญชีเงินเดือนและใบแจ้งเงินเดือนด้วยความปลอดภัยของแอพพลิเคชั่น ผ่าน Android และ iOS โดยมีทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ซึ่งมีฟังก์ชั่นการใช้งานดังต่อไปนี้

  •  เก็บประวัติ และ แจกใบเสร็จเงินเดือนให้แก่พนักงาน
  • จัดทำข้อมูลภาษีเชิงลึก เพื่อให้พนักงานได้ทราบลายละเอียดของรายได้และรายการหักต่างๆ รวมถึงอัพเดตข้อมูลที่จำเป็นต่างๆในการทำบัญชี
  • แสดงรายละเอียดยอดเงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เงินส่วนบุคคลและเงินสมทบของบริษัท
  • อัพโหลดไฟล์ ส่งแบบฟอร์มที่ถูกต้องไปยังแผนกทรัพยากรบุคคลของบริษัท หรือแม้
    กระทั่งผู้ใช้งานที่อยู่บนเครื่องบินก็สามารถใช้งานได้

ช่วยลดความยุ่งยากของการสำรองข้อมูลที่ซับซ้อน ให้เรียกใช้งานได้ง่ายเพียงไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นชั่วโมง

จัดทำแบบฟอร์ม ภ.ง.ด และ ประกันสังคมที่ถูกต้องเต็มรูปแบบตามรายงานของรัฐบาล ซึ่งสามารถพิมพ์เอกสาร หรือส่งรายงานทางผ่านระบบออนไลน์ไปยังเว็บไซต์ของกรมสรรพกร เว็บไซต์ประกันสังคม และธนาคารต่างๆสำหรับการจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติให้กับพนักงาน

โฮสติ้งคลาวด์
สำหรับการติดตั้งไม่จำเป็นต้องใช้เซิร์ฟเวอร์ที่เฉพาะเจาะจง การติดตั้งซอฟต์แวร์ไม่ซับซ้อน ใช้เพียงแค่เบราว์เซอร์เท่านั้น

จัดการการลาหยุด
พนักงานและผู้จัดการ สามารถจัดการกับการลาหยุดและการลาพักร้อน ผ่านแอพพลิเคชั่น เช่น ทำเรื่องขอลา หรือ อนุมัติคำขอผ่านโทรศัพท์มือถือ

รายละเอียดของการอนุมัติ
ขั้นตอนการอนุมัติทางออนไลน์ที่มีความปลอดภัยและน่าเชื่อถือ

 1. การอนุมัติจากผู้เตรียมเอกสารทำบัญชีและผู้ทำบัญชี
 2. การอนุมัติจากผู้จัดการ
 3. การอนุมัติจากหัวหน้าฝ่ายบริหารการเงิน
 4. การอนุมัติจากประธานกรรมการบริหาร

การคำนวณภาษีต่างๆ
จัดทำการคำนวณภาษีตามกฏหมายภาษีอากรและสามารถรับมือกับสถานการณ์ต่างๆได้ เช่น คำนวณภาษีที่บริษัทออกให้ คำนวณอัตราภาษีคงที่สำหรับชาวตชาติ หรือประกันสังคมที่บริษัทจ่ายให้

จัดเตรียมบัญชีเงินเดือนได้อย่างรวดเร็ว
สำหรับองค์กรขนาดกลางสามารถจัดทำบัญชีเงินเดือนให้เสร็จสมบูรณ์ได้ ภายใน 10 นาที หรือ น้อยกว่านั้น

กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
มีการคำนวณและจัดทำรายงานการหัก สำหรับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

รายงานของรัฐบาล
จัดทำแบบฟอร์มเอกสารภาษาไทยสำหรับส่งเอกสารทางผ่านระบบ ออนไลน์ให้กับกรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคม

คุณลักษณะเพิ่มเติม

  • จัดทำใบสำคัญรายงานทั่วไป
  • การโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์
  • ใช้ได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
  • เข้าใช้งานได้หลายหน่วยงานในโปรแกรมเดียว
  • คำนวณคอมมิชชั่น โบนัส และรายได้อื่น
  • จัดทำใบเสร็จสำหรับเครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์และเครื่องพิมแบบดอตแมทริกซ์ได้
  • ใช้ได้กับพนักงานที่ทำงานต่างประเทศ ลาออกและเกษียญอายุ

 

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมสอบถามเราได้ที่เบอร์ +66 2 401 9250 ติดต่อที่คุณยุ่ง (Yung) หรือ โรเบิร์ต (Robert)

October 16, 2018 / Posted in Payroll

GainPlus included DKIM for outgoing emails

GainPlus has recently included DKIM on our mail servers so that mail sent from our Leave (and soon to come Payroll) servers will be signed by keys managed by our own PKI certificates.  What does this mean to users?

Well, perhaps not a lot will be seen by users. 

Techopedia explains DomainKeys Identified Mail (DKIM)

“The digital signature used in DKIM provides an additional way to tell whether an email is forged. Spammers often forge headers or other aspects of an email to make the message look like it comes from a legitimate source. DKIM uses domain information to authenticate the email’s origin.
Experts point out that DKIM will not necessarily eliminate spam, but it will help to ensure that a legitimate source stands behind a message and is responsible for it. It’s important to note that a message can be validated at various points in its trajectory, and that the specifics of this authentication method may vary according to service providers.”
User’s mail servers need to be able to understand DKIM, but many modern mail servers do, including O365 and Google mail servers.
Security is important to GainPlus and we go the extra mile to protect our client’s data, whether on our servers or in transit.

May 2018 Updates

We’ve made improvements in a couple of places in Totem Leave, both on the surface and in the background

  • Firstly, we now log when an employee cancels leave, so that it will show in the employee’s activity log, visible both to the employee and their manager. See two examples:
  • Also, we now take steps to alert the HR admin of a company when an email address in their staff list fails to be deliverable. When a mail is identified as undeliverable, the address will be quarantined until an update is made. The admin will be advised by a message in the Daily Focus, as well as when they log into the system.
  • We’ve improved white-label capabilities of the program
  • Daily Focus mail has been reordered to provide higher visibility to more important notifications.

The updates will roll out to all companies this month.

How are Totem renewals calculated?

In short, annual renewals are based on a Company’s active employee count and charged at 40 Baht per employee per month.

The Totem keeps track of the maximum number of active users on a monthly basis throughout the year. Renewals are based on the last number of active users and a calculation is made to “True Up” the previous billed period based upon the totals of maximum active employee numbers per each month over that period.

NOTE: It is the responsibility of the company using Totem to manage their active and inactive users. If employees who have left the company are not marked as inactive they will be charged as active employees. Further note: the entire history of inactive employees is kept for two annual periods providing the company continues to use Totem.

Still not clear?  Here’s an easy example.

Continue reading How are Totem renewals calculated?

How to handle Time off in Lieu Leave in Totem

A group of our clients in Thailand requested the opportunity to manage Time off in Lieu for public holidays. This is how we do it in the current version of Totem:

You can decide to manage time off in lieu leave credits by adding them to an existing leave type, eg annual leave, or you can create a special type of leave for this. In this example, we’ll create a leave type called Compensation leave to which we will add credits.

Continue reading How to handle Time off in Lieu Leave in Totem

Changes in the “August Eclipse” version of Totem

We’ve been hard at work at GainPlus providing some extra functionality to our award winning Totem Leave Management software. Following user feedback we now cover the following:

How many hours a day?

Firstly, we’ve rejigged our database backend so that we now handle times by the hour! Previously we handled full days, half days and quarter days but some of our companies using Totem (you know who you are!) requested the ability to handle leave by the hour, and so this release brings it to you. To deliver these changes, we’ve had to update lots of screens and reports, but now it’s done, and it’s awesome!
Your users will see these changes when they apply for leave. They can select a specific time for leave and they can then choose the starting time and the number of hours requested.

Users will also see the new display in their leave balance table, which now shows days and hours.

Continue reading Changes in the “August Eclipse” version of Totem