How to manage your Employee Benefits Packages

We’re expanding our payroll software to assist companies needing to manage their Employee Benefits Package as part of the company payroll process.

What’s this all about? Employers of choice provide a comprehensive employee benefits package to attract and retain employees. In addition to a competitive salary, an employee benefits package is a standard, and expected, part of an employee total compensation package. For a benefit scheme to be successful it should be seen by both parties to be an investment in the employee by the company which is designed to improve the employee’s development and as a result to deliver an advantage to the company.

Approaches may vary, but often an employer provides a framework for employees to claim expenses against specific benefit items. This is where Totem comes in. How do we do it?

  1. Staff are assigned to receive Benefits by belonging to a Totem Benefit profile. Totem supports unlimited number of profiles.
  2. Totem Benefit profiles provide different templates for sets of benefits per employee as part of the onboarding process (at time of joining or later, when required).
    1. Once configured, the employee can review those details on their mobile phone (via the Totem Payroll App) and this ensures that all staff members are aware of their benefits.
  3. The setup process also identifies the manager or staff member who can approve the benefits.
  4. Totem provides a claim process for the employee to claim an individual benefit.
    1. This form is available either through the employee’s Payroll Mobile App and the dashboard of their Payroll website.
    2. Once the claim form is completed, it is sent by Totem to the nominated manager for approval.
    3. Supporting documents, receipts, or a photo, can be attached to the claim.
  5. Once the benefit is claimed and approved, Totem includes the approved amount in the employee’s next pay run.
  6. Benefit balances are then updated and displayed.
  7. Committed expenses for the pay period are included in the payroll summary and are allocated to General Ledger accounts identified when benefits are created.
  8. Managers and HR staff can review staff balances and expenditure through dashboard charts and tables on their Payroll web site.

Enhanced clarity for Payroll details

We’ve recently added some improvements to the way we display payroll information at the detail level. This improvement should make it easier for both payroll creators and checkers to identify where changes occur in the payroll run.
The following graphic is illustrative of the changes:

click on picture to enlarge

On the LHS of the display next to the user name any changes occurring in the pay period that relate to:

  • LWOP
  • Change of employee’s bank account (also shows verified or unverified)
  • New Joiner
  • Resigned or terminated staff
  • If manual adjustments in tax or provident fund

On the RHS of the display, changes from the previous months are highlighted. Increases in values from the previous month show in Green. Reductions show in Blue. The threshold level for the display can be changed in settings. The default change value to show is 1,000 Baht.
We think these changes are important in that they now allow involved staff to more clearly view changes that have occurred in payrolls to allow better focus and checking. Let us know what you think.

We’ve also improved the communication of the approval process steps. With Totem Payroll, approval of payrolls can be a multi step process. For example, a typical scenario may be:

  1. Preparer
  2. Checker
  3. 1st approver
  4. 2nd Approver

These steps are created in settings, and then every step is identified and a record is kept of the involved staff with date and time and individual details. These become part of the auditable record. Once a sign off occurs at one level, the next person in the chain is notified by mail, with complete details showing of the process.

The graphic below is a sample of the mail sent to the next processor on the list when the current process is marked as completed.

click on picture to enlarge

When changes have been made to an employee bank account the change and the verification details are stored with the employee record. See below:

click on picture to enlarge

Thai Labour Law (updated 2019)

Thai Labour law states clearly that for companies with more than 10 employees leave policies must be available in the Thai language, in writing and be part of published Work Rules. Work Rules must be generally available to all staff.

On May 5 2019 the Labour Protection Act (No 7) was published in the Royal Gazette and is now applicable to all companies in Thailand. The Act updated several aspects of leave and some other Labour related provisions.
Key amendments include:

  • addition allowance for Maternity Leave
  • changes in Personal Business Leave

We’ve updated our Simple Leave Policy document which we first published in May 2017 to reflect the changes.

Our policy document is provided below at no charge, and can be downloaded in both Microsoft Word format and Adobe Portable Document Format.

If you don’t yet have a leave policy for your company we suggest that you consider creating one, and what better way to manage it all than to use Totem Leave Management software, the best leave system suitable available in Thailand, capable of handling from the smallest to the largest of companies.

Posted by / August 2, 2019 / Posted in Labour law

Totem Tax Calculations

As we’ve had some questions regarding our process for calculation of tax for Thai payroll, we decided to publish an infographic which covers the calculation process.

Azure AD / OKTA / Single Sign On Integrations

Recently our hardworking team completed a number of updates to all of our GainPlus applications – TaBS; Totem Leave; and Totem Payroll, to allow Single Sign On using Microsoft Azure Active Directory credentials and OKTA Identity Cloud.

Our integrations provide for seamless authentication using existing Microsoft passwords from Active Directory (and any changes to them) or by using centralized password management from OKTA.

Contact us if you would like further information on implementation for your GainPlus application.

Special Working Days

Recently we were approached by a Totem client and advised that they had a situation they needed Totem to handle. Their situation was that whilst their standard work week was Monday to Fridays, under the Company’s work rules staff were required to work an extra day a month on selected Saturdays. Failure to attend on those days would result in a LWOP penalty, but staff would be able to apply for leave to cover their absence on any of those special days. We’ve now made provision to cover that scenario in Totem Leave and can provide the solution at no charge to existing Totem clients.

Continue reading Special Working Days

Thailand Labour Law, partial months and LWOP

Totem payroll always is compliant with Thai Labour Law.

A payroll package needs to handle a number of scenarios relating to where staff may have not completed their full pay period. Reasons for this may be:

  • Leave without Pay (LWOP) ie: employee has taken leave for which they are not entitled to be paid.
  • Incomplete period due to the employee commencing after the start of the calendar month; or an employee resignation or termination prior to the end of calendar month.

Let’s discover how these situations will be handled by Totem payroll.

Continue reading Thailand Labour Law, partial months and LWOP

January 2019 Mobile App Update

The latest Totem Leave App for Android and iOS was released today. There’s nothing earth shattering in it, just a simplification to aid those companies which have a long list of leave types, so that users will see a sub set of leave common types, along with a <<more>> button. After a user clicks on <<more>> the full leave type list will be displayed. If a leave type is selected and used from the full list, that leave type will be added and remain in the user’s short list of leave types.

For administrators, in the Settings | Leave Category menu, the order of the different types of leave that display can be managed by selecting Reorder List, and whether to include a Leave Category on the default Mobile App List can be decided by editing the specific Leave Category and selecting yes or no at the Always Display on Mobile App List prompt.

See animations below.



การอัพเดตแอพพลิเคชั่นบนมือถือในเดือนมกราคม 2019

Totem Leave อัพเดตแอพพลิเคชั่นเวอชั่นล่าสุด สำหรับ Android และ iOS
ไม่มีอะไรเปลี่ยนแปลงไปมาก แต่การอัพเดตนี้จะช่วยให้ผู้ใช้งานที่อยู่ในบริษัทที่มีรายการวันหยุดหลายประเภท สามารถเห็นประเภทการลาแบบย่อ ที่ใช้เป็นประจำเท่านั้น แต่ทั้งนี้ผู้ใช้งานยังสามารถเห็นประเภทการลาอื่นๆ เพิ่มเติมได้ โดยการกดปุ่ม <<เพิ่มเติม>>

เมื่อผู้ใช้คลิก <<เพิ่มเติม>> จะแสดงรายการประเภทการลาทั้งหมด หากประเภทการลาถูกเลือกและถูกนำไปใช้ ประเภทการลานั้นจะนำไปแสดงและยังคงอยู่ ในรายการประเภทการลาแบบย่อ

สำหรับผู้ดูแลระบบ ลำดับรายการประเภทการลาที่แสดงบนแอพพลิเคชั่น สามารถจัดการได้โดย ไปที่ เมนูตั้งค่า| ประเภทการลา เลือก จัดเรียงรายการใหม่ และยังสามารถเลือกได้ว่าจะให้ประเภทการลาใดบ้างเป็นค่าเริ่มต้นของรายการประเภทการลาบนแอพพลิเคชั่น โดยเลือกประเภทการลานั้น ๆ และเลือก ใช่ หรือ ไม่ใช่ ในเมนู แสดงรายการบนแอพพลิเคชั่น

ดูภาพเคลื่อนไหวเพิ่มเติมข้างล่าง

Latest tax break covers Baht 60k of prenatal care, childbirth costs

As reported in the Bangkok Post on 17 October the Revenue Department is increasing tax allowances for individuals to cover prenatal care and childbirth expenses with retroactive effect from January 1 2018.

The new tax deduction is aimed at encouraging people to have more children as Thai society ages.

For the full Bangkok Post article https://www.bangkokpost.com/news/general/1559370/latest-tax-break-covers-b60k-of-prenatal-care-childbirth-costs

For the Revenue Department announcement see: http://www.rd.go.th/publish/fileadmin/user_upload/kormor/newlaw/dg331.pdf

These new allowances are now accessible in the Totem Payroll program and can be applied to employees. Employers need certain supporting documentation to be supplied before granting the allowance.

ค่าฝากครรภ์และค่าคลอดบุตร ใช้ลดหย่อนภาษี ได้สุงสุด 6 หมื่นบาท

ตามรายงานจากหนังสือพิมพ์บางกอกโพสต์ เมื่อวันที่ 17 ตุลาคม กรมสรรพากรได้มีแผนการลดหย่อนภาษีสำหรับบุคคลธรรมดาที่ครอบคลุมค่าฝากครรภ์และค่าคลอดบุตรมีผลย้อนหลังตั้งแต่ 1 มกราคม 2018

การลดหย่อนภาษีนี้มีมาตรการเพื่อส่งเสริมให้ประชาชนไทยมีบุตรมากขึ้น

อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่นี่
https://www.bangkokpost.com/news/general/1559370/latest-tax-break-covers-b60k-of-prenatal-care-childbirth-costs

ประกาศจากอธิบดีกรมสรรพากรอ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่
http://www.rd.go.th/publish/fileadmin/user_upload/kormor/newlaw/dg331.pdf

สำหรับรายการลดหย่อนที่กล่าวมานี้ ล่าสุดได้นำมาใช้ในการคำนวนภาษีในโปรแกรม Totem Payroll และสามารถนำไปปรับใช้กับพนักงานแล้ว ซึ่งพนักงานจำเป็นต้องจัดเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องอื่นๆก่อนทำภาษีเงินได้นี้

Posted by / October 17, 2018 / Posted in Payroll

The best, most comprehensive payroll package in Thailand!

GainPlus Solutions is pleased to announce the availability of our Totem Payroll solution, we believe the best, most up to date payroll software available in Thailand.

Our cloud based solution puts companies in control of their payroll and reporting. Being cloud based allows preparation, review and approvals to take place from anywhere in Thailand, or the world! Our completely secure servers are backed up on a transactional basis at multiple secure locations.

Mobile Apps
Staff can access their payroll data and payslips through a secure payroll app for Android and iOS.   The app is available in both Thai and English and provides the following functionality:

  • Payslip delivery and history
  • Tax Insight – let your staff see what allowances they have claimed and provides a conduit for updating required forms and missing info
  • Provident Fund details showing balance, personal and company contributions
  • Upload files.  Send forms directly to your HR department.  Can be used for staff onboarding.

Providing easy to use access simplifies the most complex backups enabling them to be run in minutes rather than hours.

Full government reporting is available with either completed PND and SSO forms to be printed out, or the transactions to be uploaded to the Department of Finance web site, Social Security Fund web site and your choice of banks for auto payment to staff.

Cloud Hosting
No need for special servers, no complicated software installs. Just a modern browser.

Leave Management
Leave and holiday management with mobile app allowing staff and managers to handle the complete  application/approval process from their phones

Granular Approvals
Approvals via secure internet web site eg:

1. preparer or creator
2. manager approval
3. finance director approval
4. CEO approval

Tax Calculations
Standard calculation of Thai tax, and unique situations like Tax on Tax, fixed tax rate for expats, company pay SSO.

Speedy Payroll Preparation
Medium size companies complete their payrolls in 10 minutes or less.

Provident Fund
Provident fund deductions, calculations and reporting.

Government Reporting
Electronic upload for Ministry of Finance and Social Security Office and production of Thai language forms.

Additional Features:

  • Journal Vouchers for Posting
  • Electronic Bank Transfers
  • Thai/English Capabilities
  • Multi-Entity Capabilities
  • Commissions, Bonuses, Allowances
  • Payslips for Laser, Dot Matrix
  • Staff Onboarding, Resignation, Retirement

For more information contact us on +66 2 401 9250 and ask for Khun Yung or Robert

 

 

โปรแกรมจัดทำบัญชีเงินเดือนที่ดีที่สุด และครอบคลุมที่สุดในประเทศไทย!

 

GainPlus Solution เปิดตัวโปรแกรมTotem Payroll ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์พร้อมใช้งานสำหรับจัดทำบัญชีเงินเดือนที่ดีที่สุด และทันสมัยที่สุดในประเทศไทย

ระบบคลาวด์ของเราช่วยจัดการข้อมูลการทำบัญชีเงินเดือนและรายงานต่างๆ โดยผู้ใช้สามารถทำบัญชี ตรวจสอบ และ อนุมัติ ได้ทุกที่ทั่วประเทศหรือทั่วโลก! บนการทำงานของเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยและสมบูรณ์แบบสำหรับสำรองข้อมูลในหลายพื้นที่

แอพพลิเคชั่นบนมือถือ
พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลบัญชีเงินเดือนและใบแจ้งเงินเดือนด้วยความปลอดภัยของแอพพลิเคชั่น ผ่าน Android และ iOS โดยมีทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ซึ่งมีฟังก์ชั่นการใช้งานดังต่อไปนี้

  •  เก็บประวัติ และ แจกใบเสร็จเงินเดือนให้แก่พนักงาน
  • จัดทำข้อมูลภาษีเชิงลึก เพื่อให้พนักงานได้ทราบลายละเอียดของรายได้และรายการหักต่างๆ รวมถึงอัพเดตข้อมูลที่จำเป็นต่างๆในการทำบัญชี
  • แสดงรายละเอียดยอดเงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เงินส่วนบุคคลและเงินสมทบของบริษัท
  • อัพโหลดไฟล์ ส่งแบบฟอร์มที่ถูกต้องไปยังแผนกทรัพยากรบุคคลของบริษัท หรือแม้
    กระทั่งผู้ใช้งานที่อยู่บนเครื่องบินก็สามารถใช้งานได้

ช่วยลดความยุ่งยากของการสำรองข้อมูลที่ซับซ้อน ให้เรียกใช้งานได้ง่ายเพียงไม่กี่นาทีแทนที่จะเป็นชั่วโมง

จัดทำแบบฟอร์ม ภ.ง.ด และ ประกันสังคมที่ถูกต้องเต็มรูปแบบตามรายงานของรัฐบาล ซึ่งสามารถพิมพ์เอกสาร หรือส่งรายงานทางผ่านระบบออนไลน์ไปยังเว็บไซต์ของกรมสรรพกร เว็บไซต์ประกันสังคม และธนาคารต่างๆสำหรับการจ่ายเงินเดือนอัตโนมัติให้กับพนักงาน

โฮสติ้งคลาวด์
สำหรับการติดตั้งไม่จำเป็นต้องใช้เซิร์ฟเวอร์ที่เฉพาะเจาะจง การติดตั้งซอฟต์แวร์ไม่ซับซ้อน ใช้เพียงแค่เบราว์เซอร์เท่านั้น

จัดการการลาหยุด
พนักงานและผู้จัดการ สามารถจัดการกับการลาหยุดและการลาพักร้อน ผ่านแอพพลิเคชั่น เช่น ทำเรื่องขอลา หรือ อนุมัติคำขอผ่านโทรศัพท์มือถือ

รายละเอียดของการอนุมัติ
ขั้นตอนการอนุมัติทางออนไลน์ที่มีความปลอดภัยและน่าเชื่อถือ

 1. การอนุมัติจากผู้เตรียมเอกสารทำบัญชีและผู้ทำบัญชี
 2. การอนุมัติจากผู้จัดการ
 3. การอนุมัติจากหัวหน้าฝ่ายบริหารการเงิน
 4. การอนุมัติจากประธานกรรมการบริหาร

การคำนวณภาษีต่างๆ
จัดทำการคำนวณภาษีตามกฏหมายภาษีอากรและสามารถรับมือกับสถานการณ์ต่างๆได้ เช่น คำนวณภาษีที่บริษัทออกให้ คำนวณอัตราภาษีคงที่สำหรับชาวตชาติ หรือประกันสังคมที่บริษัทจ่ายให้

จัดเตรียมบัญชีเงินเดือนได้อย่างรวดเร็ว
สำหรับองค์กรขนาดกลางสามารถจัดทำบัญชีเงินเดือนให้เสร็จสมบูรณ์ได้ ภายใน 10 นาที หรือ น้อยกว่านั้น

กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
มีการคำนวณและจัดทำรายงานการหัก สำหรับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

รายงานของรัฐบาล
จัดทำแบบฟอร์มเอกสารภาษาไทยสำหรับส่งเอกสารทางผ่านระบบ ออนไลน์ให้กับกรมสรรพากรและสำนักงานประกันสังคม

คุณลักษณะเพิ่มเติม

  • จัดทำใบสำคัญรายงานทั่วไป
  • การโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์
  • ใช้ได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
  • เข้าใช้งานได้หลายหน่วยงานในโปรแกรมเดียว
  • คำนวณคอมมิชชั่น โบนัส และรายได้อื่น
  • จัดทำใบเสร็จสำหรับเครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์และเครื่องพิมแบบดอตแมทริกซ์ได้
  • ใช้ได้กับพนักงานที่ทำงานต่างประเทศ ลาออกและเกษียญอายุ

 

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมสอบถามเราได้ที่เบอร์ +66 2 401 9250 ติดต่อที่คุณยุ่ง (Yung) หรือ โรเบิร์ต (Robert)

Posted by / October 16, 2018 / Posted in Payroll