วิธีการจัดการวันลาทดแทนของพนักงานในระบบ Totem (How to handle Time off in Lieu Leave in Totem)

You are here:
< Back

กลุ่มลูกค้าของเราในประเทศไทย มีความต้องการบริหาจัดการวันลาทดแทนจากการทำงานในวันหยุดราชการของพนักงานสำหรับโปรแกรม Totem เวอร์ชั่นปัจจุบันของเรานั้น สามารถรองรับการจัดการวันลาในรูปแบบนี้ได้:

คุณสามารถเลือกที่จะจัดการวันลาทดแทน โดยการเพิ่มให้เป็นของประเภทการลาที่มีอยู่แล้ว อย่างเช่นวันลาหยุดประจำปี หรือคุณจะสร้างประเภทการลาสำหรับรูปแบบวันลาทดแทนโดยเฉพาะก็ได้ ในตัวอย่างด้านล่างนี้ เราสร้างประเภทการลาขึ้นมาใหม่ที่เรียกว่า วันลาชดเชย ซึ่งเราจะเพิ่มวันลาให้การลาประเภทนี้

1. ขั้นตอนแรกไปที่เมนู ตั้งค่า | ประเภทการลา และสร้างประเภทการลาขึ้นมาใหม่โดยให้ชื่อว่า วันลาชดเชย ระบุชื่อย่อสำหรับการลาประเภทนี้ อย่างเช่น COMP (ชื่อย่อจะแสดงบนหน้าปฏิทินและที่อื่นๆในระบบ)

นี่คือรูปภาพตัวอย่างของหน้าสร้างประเภทการลาใหม่

2. เลือกระเบียบการลาที่พนักงานสามารถมีสิทธิใช้การลาประเภทนี้

3. แก้ไขข้อมูลในระเบียบการลา และไปยังส่วนของวันลาชดเชย

  1. เปิดใช้งาน
  2. นับรวมวันหยุด: ไม่ใช่
  3. ข้อมูลจำเป็น: โดยทั่วไปแล้วไม่จำเป็นต้องระบุเหตุผลหรือแนบเอกสารประกอบ แต่ระเบียบการลาของบริษัทคุณ ข้อมูลเหล่านี้อาจจำเป็นก็ได้
  4. ไม่มีข้อจำกัดพนักงาน
  5. การลาช่วงทดลองงาน: ขึ้นอยู่กับระเบียบการลองของบริษัทคุณ
  6. การต่ออายุสิทธิการลา: ไม่มี
  7. สิทธิการลา: เริ่มที่ 0
  8. ตรวจสอบว่าพนักงานในระเบียบการลาอื่นๆ อาจต้องเปลี่ยนแปลงข้อมูลสิทธิวันลาที่คล้ายกัน

4. การตั้งค่าข้อมูลถึงขั้นตอนนี้ ข้อมูลจะแสดงบนตารางสิทธิการลาของพนักงาน สำหรับพนักงานที่มีสิทธิใช้วันลาประเภทนี้ตามเงื่อนไขของระเบียบการลา

ในส่วนนี้เราจะเพิ่มสิทธิวันลาให้พนักงานได้อย่างไร? ขั้นตอนไม่ยากและสามารถทำได้ 2 วิธี ตัวอย่างเช่น มีกลุ่มพนักงานทำงานในวันที่ 10 พ.ค. ซึ่งเป็นวันวิสาขบูชาและเป็นวันหยุดนักขัตฤกษ์ บริษัทของคุณต้องการเพิ่มวันหยุดทดแทนการมาทำงานให้กับพนักงาน คุณสามารถทำได้ตามขั้นตอนด้านล่าง:

  1. ไปที่เมนู ตั้งค่า | การนำเข้าข้อมูล
  2. เลือกหัวข้อ การปรับเปลี่ยนจำนวนมาก
  3. เลือกแผนกที่ต้องการหรือทุกแผนก
  4. เลือก ประเภทการลา วันลาชดเชย(หรือชื่ออื่นๆที่คุณสร้างไว้).
  5. เลือกวันเริ่มต้น(ในตัวอย่างคือวันที่ 10 พ.ค.).
  6. ส่งออกเอกสาร (Spread sheet)

  7. เปิดไฟล์เอกสารขึ้นมา แล้วใส่จำนวนชั่วโมงทำงานที่ทำล่วงเวลาในวันหยุด (เช่น 8) ในช่องตารางถัดจากข้อมูลพนักงาน หากคุณต้องการเพิ่มจำนวนชั่วโมงวันหยุดเป็นเท่าตัว อย่างเช่นเพิ่มเป็น 2 เท่า คุณสามารถระบุในช่องตารางเป็น 16 ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขการลาของบริษัท
  8. บันทึกไฟล์เอกสาร
  9. ถัดมา เป็นส่วนนำเอกสารเข้าสู่ระบบ
  10. แสดงเหตุผลสำหรับการนำข้อมูลเข้าระบบ โดยการเลือกหัวข้อวัตถุประสงค์เป็น: ทำงานวันหยุดราชกา
  11. ระบุประเภทของข้อมูลที่จะนำเข้าสู่ระบบ โดยการเลือกสิทธิวันลาหรือประวัติการลา สำหรับตัวอย่างนี้จะเลือกเป็น: ประวัติวันลา
  12. กำหนดว่ารายละเอียดถูกส่งต่อไปยังหัวหน้าของพนักงานเพื่อทำการอนุมัติหรือไม่ หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถกำหนดได้ว่าไม่จำเป็นต้องผ่านการอนุมัติก็ได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระเบียบการลาของบริษัท
  13. ใส่เหตุผล: นำเข้าข้อมูล ทำงานวันหยุดวิสาขบูชา หรืออย่างอื่นที่ช่วยในการเตือนในอนาคต เกี่ยวกับเหตุผลในการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ

ข้อมูลได้เข้าสู่ระบบเรียบร้อย

1. หัวหน้าของพนักงานจะได้รับการแจ้งเตือน และสามารถทำการอนุมัติหรือไม่อนุมัติการเพิ่มสิทธิวันลานี้ได้

2. หลังจากทำการอนุมัติแล้ว ข้อมูลจะไปแสดงบนข้อมูลของพนักงานคนนั้นๆ

3. การเปลี่ยนแปลงนี้จะแสดงในรายงานต่างๆที่เกี่ยวข้องบนระบบ Totem

หมายเหตุ: ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเปลี่ยนแปลงสิทธิวันลาของพนักงานได้โดยตรงตามคำอธิบายด้านล่าง:

  1. ไปที่เมนูพนักงานจากเมนูหลัก
  2. เลือกพนักงานที่ต้องการทำการเปลี่ยนแปลงสิทธิวันลา
  3. ทำการแก้ไขได้โดยกดที่สัฐลักษณ์ แก้ไข ทางด้านล่างหัวข้อ วันลงคงเหลือ
  4. การแก้ไขจำนวนสิทธิวันลา ควรแน่ใจว่าระบุเหตุผลไว้ชัดเจน(มีประโยชน์ใน 6 เดือนข้างหน้า) และทำการยืนยันการเปลี่ยนแปลง
  5. แก้ไขสิทธิวันลาเสร็จเรียบร้อย!