กลุ่มลูกค้าของเราในประเทศไทย มีความต้องการบริหารจัดการวันลาทดแทนจากการทำงานในวันหยุดราชการของพนักงานสำหรับโปรแกรม Totem เวอร์ชั่นปัจจุบันของเรานั้น สามารถรองรับการจัดการวันลาในรูปแบบนี้ได้:
คุณสามารถเลือกที่จะจัดการวันลาทดแทน โดยการเพิ่มให้เป็นของประเภทการลาที่มีอยู่แล้ว อย่างเช่นวันลาหยุดประจำปี หรือคุณจะสร้างประเภทการลาสำหรับรูปแบบวันลาทดแทนโดยเฉพาะก็ได้ ในตัวอย่างด้านล่างนี้ เราสร้างประเภทการลาขึ้นมาใหม่ที่เรียกว่า วันลาชดเชย ซึ่งเราจะเพิ่มวันลาให้การลาประเภทนี้
1. ขั้นตอนแรกไปที่เมนู ตั้งค่า | ประเภทการลา และสร้างประเภทการลาขึ้นมาใหม่โดยให้ชื่อว่า วันลาชดเชย ระบุชื่อย่อสำหรับการลาประเภทนี้ อย่างเช่น COMP (ชื่อย่อจะแสดงบนหน้าปฏิทินและที่อื่นๆในระบบ)
◦ นี่คือรูปภาพตัวอย่างของหน้าสร้างประเภทการลาใหม่
2. เลือกระเบียบการลาที่พนักงานสามารถมีสิทธิใช้การลาประเภทนี้
3. แก้ไขข้อมูลในระเบียบการลา และไปยังส่วนของวันลาชดเชย
- เปิดใช้งาน
- นับรวมวันหยุด: ไม่ใช่
- ข้อมูลจำเป็น: โดยทั่วไปแล้วไม่จำเป็นต้องระบุเหตุผลหรือแนบเอกสารประกอบ แต่ระเบียบการลาของบริษัทคุณ ข้อมูลเหล่านี้อาจจำเป็นก็ได้
- ไม่มีข้อจำกัดพนักงาน
- การลาช่วงทดลองงาน: ขึ้นอยู่กับระเบียบการลองของบริษัทคุณ
- การต่ออายุสิทธิการลา: ไม่มี
- สิทธิการลา: เริ่มที่ 0
- ตรวจสอบว่าพนักงานในระเบียบการลาอื่นๆ อาจต้องเปลี่ยนแปลงข้อมูลสิทธิวันลาที่คล้ายกัน
4. การตั้งค่าข้อมูลถึงขั้นตอนนี้ ข้อมูลจะแสดงบนตารางสิทธิการลาของพนักงาน สำหรับพนักงานที่มีสิทธิใช้วันลาประเภทนี้ตามเงื่อนไขของระเบียบการลา
ในส่วนนี้เราจะเพิ่มสิทธิวันลาให้พนักงานได้อย่างไร? ขั้นตอนไม่ยากและสามารถทำได้ 2 วิธี ตัวอย่างเช่น มีกลุ่มพนักงานทำงานในวันที่ 10 พ.ค. ซึ่งเป็นวันวิสาขบูชาและเป็นวันหยุดนักขัตฤกษ์ บริษัทของคุณต้องการเพิ่มวันหยุดทดแทนการมาทำงานให้กับพนักงาน คุณสามารถทำได้ตามขั้นตอนด้านล่าง:
- ไปที่เมนู ตั้งค่า | การนำเข้าข้อมูล
- เลือกหัวข้อ การปรับเปลี่ยนจำนวนมาก
- เลือกแผนกที่ต้องการหรือทุกแผนก
- เลือก ประเภทการลา วันลาชดเชย(หรือชื่ออื่นๆที่คุณสร้างไว้).
- เลือกวันเริ่มต้น(ในตัวอย่างคือวันที่ 10 พ.ค.).
- ส่งออกเอกสาร (Spread sheet)
- เปิดไฟล์เอกสารขึ้นมา แล้วใส่จำนวนชั่วโมงทำงานที่ทำล่วงเวลาในวันหยุด (เช่น 8) ในช่องตารางถัดจากข้อมูลพนักงาน หากคุณต้องการเพิ่มจำนวนชั่วโมงวันหยุดเป็นเท่าตัว อย่างเช่นเพิ่มเป็น 2 เท่า คุณสามารถระบุในช่องตารางเป็น 16 ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขการลาของบริษัท
- บันทึกไฟล์เอกสาร
- ถัดมา เป็นส่วนนำเอกสารเข้าสู่ระบบ
- แสดงเหตุผลสำหรับการนำข้อมูลเข้าระบบ โดยการเลือกหัวข้อวัตถุประสงค์เป็น: ทำงานวันหยุดราชการ
- ระบุประเภทของข้อมูลที่จะนำเข้าสู่ระบบ โดยการเลือกสิทธิวันลาหรือประวัติการลา สำหรับตัวอย่างนี้จะเลือกเป็น: ประวัติวันลา
- กำหนดว่ารายละเอียดถูกส่งต่อไปยังหัวหน้าของพนักงานเพื่อทำการอนุมัติหรือไม่ หรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถกำหนดได้ว่าไม่จำเป็นต้องผ่านการอนุมัติก็ได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระเบียบการลาของบริษัท
- ใส่เหตุผล: นำเข้าข้อมูล ทำงานวันหยุดวิสาขบูชา หรืออย่างอื่นที่ช่วยในการเตือนในอนาคต เกี่ยวกับเหตุผลในการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ
ข้อมูลได้เข้าสู่ระบบเรียบร้อย
1. หัวหน้าของพนักงานจะได้รับการแจ้งเตือน และสามารถทำการอนุมัติหรือไม่อนุมัติการเพิ่มสิทธิวันลานี้ได้
2. หลังจากทำการอนุมัติแล้ว ข้อมูลจะไปแสดงบนข้อมูลของพนักงานคนนั้นๆ
3. การเปลี่ยนแปลงนี้จะแสดงในรายงานต่างๆที่เกี่ยวข้องบนระบบ Totem
หมายเหตุ: ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถเปลี่ยนแปลงสิทธิวันลาของพนักงานได้โดยตรงตามคำอธิบายด้านล่าง: